Jak zapamiętać instrukcję po szkoleniu: zrób własną kartę krok po kroku
· Redakcja tomaszowmaz24.pl
Po szkoleniu z obsługi programu zamień luźne notatki w krótką kartę jednej czynności. Zapisz, od czego zaczynasz, co robisz po kolei i po czym poznasz prawidłowy wynik. Nie musisz odtwarzać całego wystąpienia prowadzącego. Poniżej proponujemy prosty sposób przygotowania własnej instrukcji, do której można wrócić przy kolejnym zadaniu.
Zacznij od jednej czynności i jej celu
Jedna karta powinna dotyczyć jednego konkretnego zadania, na przykład dodania kontaktu, znalezienia dokumentu albo przygotowania raportu. Tytuł „Obsługa programu” niewiele mówi, gdy potrzebujesz szybko sprawdzić następny ruch. Lepszy będzie „Jak dodać nowy kontakt”. Jeśli szkolenie obejmuje kilka zadań, przygotuj dla nich osobne karty.
Pod tytułem zapisz cel i warunki rozpoczęcia. Czy trzeba mieć otwarty konkretny moduł? Jakie dane będą potrzebne? Czy zadanie wymaga określonych uprawnień? Dzięki temu nie zaczniesz instrukcji od kliknięcia przycisku, którego jeszcze nie widać na ekranie. Nieznane warunki oznacz jako pytania do wyjaśnienia.
- Zadanie: co dokładnie chcę zrobić?
- Punkt startowy: gdzie w programie mam się znaleźć?
- Potrzebne informacje: co muszę przygotować przed rozpoczęciem?
- Wynik: co powinno być widoczne po zakończeniu?
Podczas pokazu zapisuj działania i punkty kontrolne
W trakcie szkolenia notuj przede wszystkim kolejność działań. Zamiast zdania „prowadzący omówił kontakty” zapisz konkretną czynność, na przykład „otwórz listę kontaktów”. Nazwy przycisków i zakładek przepisuj tak, jak występują w programie. Ogólne określenia typu „kliknij po prawej” mogą być niezrozumiałe po zmianie układu okna.
Obok ważnego działania dopisz, co powinno się wydarzyć: otworzy się formularz, pojawi się komunikat albo nowy wpis będzie widoczny na liście. To punkt kontrolny, który pozwoli sprawdzić, czy nadal jesteś we właściwym miejscu. Osobno zaznacz uwagi prowadzącego o wyjątkach i krokach, których nie należy pomijać.
Jeżeli nie zdążysz czegoś zanotować, zostaw znak zapytania. Nie dopisuj brakującej operacji z domysłu. Przy zrzucie ekranu, jeśli zasady firmy pozwalają go wykonać, dodaj krótkie objaśnienie: co przedstawia i do którego kroku należy. Sam obraz formularza nie wyjaśnia, jak do niego dotrzeć.
Po szkoleniu ułóż kartę krok po kroku
Uporządkuj notatki, kiedy pamiętasz jeszcze przebieg pokazu. Usuń powtórzenia, ale zachowaj warunki i ostrzeżenia potrzebne do wykonania zadania. Poniższy układ to propozycja redakcyjna do dostosowania do własnej pracy. Nie jest instrukcją konkretnego programu.
- Zapisz nazwę zadania, jego cel oraz miejsce rozpoczęcia.
- Wypisz działania w kolejności wykonywania, po jednej głównej czynności w każdym punkcie.
- Przy polach do uzupełnienia dopisz, skąd wziąć potrzebne dane.
- Przy istotnych krokach dodaj oczekiwany widok lub komunikat.
- Zaznacz moment zapisania, zatwierdzenia albo wysłania danych.
- Na końcu opisz sposób sprawdzenia rezultatu i wypisz niewyjaśnione kwestie.
Pisz krótkimi poleceniami: „wybierz”, „uzupełnij”, „sprawdź”. Jeśli procedura ma dwa warianty, określ warunek wyboru każdego z nich. Gdy wariantów jest więcej, rozdziel je na osobne karty. Skracaj opis tak, aby nadal dało się wykonać zadanie bez zgadywania.
Dodaj przykład i konkretne pytania do prowadzącego
Przykład ma wyjaśniać miejsce, które trudno zrozumieć z samego polecenia. Jeśli instrukcja mówi „wpisz nazwę”, dopisz, jakiego rodzaju nazwy oczekuje program. Korzystaj z przykładu podanego na szkoleniu albo oznacz własny jako przykładowy. Nie przedstawiaj wymyślonego formatu jako obowiązującej zasady.
Pytania powiąż z numerami kroków. Zamiast „nie rozumiem zapisywania” zapytaj: „W kroku piątym pojawiają się dwa przyciski. Który zapisuje wersję roboczą, a który kończy zadanie?”. Taka forma wskazuje dokładnie, gdzie potrzebujesz wyjaśnienia. Odpowiedź dopisz potem w odpowiednim miejscu karty.
- Które pola trzeba uzupełnić, a które można pozostawić puste?
- Co zrobić, jeśli wskazana opcja jest niedostępna?
- Jak rozpoznać, że zapis zakończył się poprawnie?
- Jak poprawić pomyłkę po zatwierdzeniu?
- W którym momencie potrzebna jest konsultacja z inną osobą?
Sprawdź kartę przy wykonaniu zadania i poprawiaj ją
Przy najbliższej dozwolonej okazji wykonaj zadanie, korzystając z karty. Jeżeli dostępne jest środowisko szkoleniowe, użyj go zgodnie z zasadami firmy. Zaznacz miejsca, w których trzeba było wrócić do materiałów lub poprosić o pomoc. To właśnie tam instrukcja wymaga uzupełnienia.
Na karcie umieść datę ostatniej aktualizacji i, jeśli ma znaczenie, nazwę wersji programu. Przechowuj ją w miejscu dopuszczonym przez pracodawcę, pod nazwą opisującą zadanie. Po zmianie interfejsu popraw nazwy opcji oraz kolejność kroków. Własna notatka powinna pozostawać zgodna z firmową procedurą; rozbieżności wyjaśnij z prowadzącym lub osobą odpowiedzialną za proces.